Zuivel geholpen met de Ruit

De European Dairy Association (EDA) had de wens om effectiever en efficiënter te werken en vroeg Rijnconsult om advies. De EDA vertegenwoordigt de belangen van de Europese zuivel industrie richting Europese en internationale instanties (Commissie, Parlement, Codex Alimentarius, World Trade Organisation). Zij verzamelt en analyseert informatie en coördineert en stimuleert een samenhangende aanpak door de Europese zuivel industrie richting deze instanties. Op deze manier ondersteunt de EDA de Europese zuivel industrie in het efficiënt, competitief en duurzaam beschikbaar maken van zuivelproducten over de hele wereld.  

De EDA vroeg Rijnconsult om een analysescan van de werkwijze en het resultaat van hun ‘Secretariat’ (kantoor) uit te voeren, met als doel het kunnen verhogen van de interne effectiviteit en efficiëntie. Daarnaast werd gevraagd om een evaluatie van de verschillende maten van coöperatie van haar 22 leden (commitment, input, support), om de leden meer op één lijn te brengen en verwachtingen beter te kunnen managen.  

In maart waren wij in Brussel op de Annual Conference van de EDA, uiteraard met bijbehorend kaasbuffet. We spraken daar met onze belangrijkste zuivelklanten. De volgende ochtend stond een presentatie van het onderzoek dat wij voor de EDA hebben uitgevoerd op het programma. De EDA Board, met alle Europese vertegenwoordigers van de zuivelindustrie, zat er klaar voor en stelde kritische vragen, wat altijd een goed teken is!

Tijdens die presentatie bespraken we de Ruit, een referentiemodel dat wij vaak gebruiken bij het analyseren van organisaties of bij het doorvoeren van veranderingen. De Ruit is ontstaan als antwoord op de vaak willekeurige benadering bij analyses en verandertrajecten waarbij men, afhankelijk van de eigen voorkeuren, ergens iets begon te veranderen.

Voor onze opdracht bij de EDA werden achtereenvolgens de verschillende ‘ruitpunten’ doorlopen:

1. Relatie vraag/opdracht en product/dienst
   Het zal helder en eenduidig moeten zijn welke producten en diensten (concreet) geleverd moeten worden. Bijvoorbeeld op basis van een wettelijke taak.

2. Proces
   Iedere product/dienst komt tot stand in een werkproces. In het werkproces worden de stappen onderkend die een toegevoegde waarde leveren. Tevens wordt onderkend waar een mogelijke ‘knip’ (overdrachtsmoment) in het proces is aan te brengen.

3. Organisatie
   Het is een keuze om de processen op een bepaalde wijze te organiseren. De keuze wordt onder meer bepaald door organisatorische uitgangspunten en door wensen van klanten/opdrachtgevers. Bijvoorbeeld via een front- en back office, in-huis of uitbesteed, productieafdelingen etc. Belangrijk is om vast te stellen welke verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van toepassing is, en om te kiezen voor een zo efficiënt mogelijke opzet (bijvoorbeeld door vergelijkingen met derden te gebruiken). Een ander punt van aandacht in deze stap is het sturings- en coördinatievraagstuk. 

4. Mensen en middelen
   Nadat is vastgesteld om welke producten/diensten het gaat, welke processen aan de orde zijn en welke organisatievorm het beste past kan worden bepaald welk personeel (in termen van kwaliteit/competenties en kwantiteit) en welke middelen benodigd zijn.

Op basis van het doorlopen van de Ruit, interviews en een enquête kwamen wij tot een aantal aanbevelingen voor de EDA (onderstaande is een kleine selectie van het totaal) die we in Brussel aan de Board presenteerden:

1. Blijf bij leden en klanten nagaan of je ‘on the right track’ bent  (is dit wat zij willen en nodig hebben?).

2. Als je op bepaalde thema’s focust moet het transparant zijn waarom dat zo is.

3. Zorg dat in- en externe processen optimaal op elkaar aansluiten.

4. Omgaan met, en het combineren van verschillende culturen, talen en mentaliteit is zowel een kans als uitdaging die verder onderzocht kan worden.

5. Interne afstemming van processen en afdelingen helpt in interactie, het overnemen van taken en job rotatie en –verrijking. 

De Board vroeg zich af hoe je dat dan doet ‘in- en externe processen optimaal op elkaar aansluiten’. Vooral omdat zij te maken heeft met 22 leden in verschillende landen. Dat is een belangrijk vraagstuk om te beantwoorden voordat je aan de implementatie begint. Aanbeveling 1 hangt daar sterk mee samen; begin met het vragen aan je leden wat zij belangrijk vinden en waarom. En vraag vooral door (5x waarom)! 

Ook benieuwd naar een analyse en advies op basis van de Ruit om effectiviteit, efficiëntie en verwachtingsmanagement binnen uw organisatie en richting uw klanten te vergroten? Neem contact met ons op!