Schaken op meerdere borden: kostenbesparing in de interne ketens

Ketensamenwerking is een in belang toenemend thema, zie elders in deze nieuwsbrief. Woningcorporaties schaken op meerdere borden tegelijk. Naast ketensamenwerking, krijgt optimalisering van de bedrijfsvoering aandacht, veelal om slimmer te werken en kosten te reduceren. Zelfs reorganisaties zijn soms noodzakelijk. Hoe kun je die procesverbetering aanpakken?

De afgelopen jaren hebben we vanuit Rijnconsult een reeks aan processen onder de loep genomen, samen met medewerkers van corporaties. Denk aan primaire processen als wonen, verhuur en incasso, vastgoed, planmatig  en service-/dagelijks onderhoud, mutatieonderhoud. Ook bedrijfsvoeringsprocessen als financiële administratie, facturatie, planning & control en HR-processen kwamen aan bod.

Aanpak

Onze aanpak is ontleend aan inzichten op gebied van lean management en start altijd met kwantitatieve analyses. Medewerkers doorlopen daarna ‘live’ het proces en maken de huidige procesgang expliciet. Daarna beginnen zij met het ontwerpen van de gewenste processen met een doorrekening van de te realiseren besparingen. Medewerkers en management maken een procesimplementatieplan, zo nodig ondersteund door Rijnconsult. Bij dit alles wordt gaandeweg het kennis- en toepassingsniveau op gebied van lean management verhoogd en/of worden medewerkers en leiding opgeleid in lean management. Aangezien de processen van woningcorporaties op hoofdlijnen op elkaar lijken, stimuleren we waar mogelijk het leren van elkaar, door bijvoorbeeld een werkbezoek.

Het management kan een stevige bijdrage leveren aan de effectiviteit van deze aanpak:

• Ga aan de slag. Start met een eerste procesanalyse. Een goede voorbereiding is uiteraard van belang, maar leren door te doen, gaandeweg verbeteren, blijkt in de praktijk minstens zo waardevol.
• Richt het leer- en ontwikkelproces bewust in en verbindt het met de strategie van je organisatie. Zorg dat feedback vanuit de procesanalyses terugvloeit naar de organisatie. Dat kan in de meest eenvoudige vorm via nieuwsberichten, via werkoverleggen, maar ook door de groepen die meewerken divers samen te stellen.
• Doe zelf mee!

Resultaten

Opvallend was dat medewerkers in alle processen voorbeelden van verspilling hebben geïdentificeerd: dit zijn de aanknopingspunten voor het efficiënter inrichten ervan. Naast de efficiëntiewinst is het genereren van meer toegevoegde waarde voor de klant en de organisatie zelf de grootste opbrengst. Belangrijk daarbij ook is de aandacht voor de andere manier van werken. Gewoontes en gedrag zijn vaak hardnekkig en vereisen continue aandacht, zowel van management als van medewerkers.