Ketensamenwerking gaat ook over mensen die leren samenwerken

We raken steeds meer gewend aan ketensamenwerking bij het ontwikkelen en onderhouden van vastgoed. Partijen, die eerder vooral met elkaar concurreerden tot de laatste euro, of in een opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie vooral over meer- en minderwerk stoeiden, gaan samenwerken voor een beter resultaat voor de klant. Dat vergt naast de harde instrumenten (structuur, besturing, processen, ICT, KPI’s e.d.) van samenwerking ook aandacht voor de ‘zachte’ kant. Hoe krijg je het in de keten en in de organisaties van de deelnemende partners voor elkaar dat:

• De keten functioneert op basis van gelijkwaardigheid en wederkerigheid (gunnen)?

• Gewerkt wordt op basis van vertrouwen (een secure base)?

• Teamwerk en team denken voorop staat (samen sterker)?

• Delen van alle informatie heel gewoon is (transparantie)?

• Er meer, beter en effectiever wordt samengewerkt (proces, rollen en vaardigheden)?

• De partnerorganisaties goed afgestemd zijn op ondersteunen en begeleiden van de ketensamenwerking?

Rijnconsult heeft veel ervaring in het juist samenbrengen van de ‘harde’ & ‘zachte’ kant van samenwerking, of, zoals wij het liever noemen, de ‘harde & hardnekkige’ aspecten van verandering. Die moeten samen op gaan voor maximaal resultaat. Wij gaan hieronder in op de interventies die wij beschikbaar hebben om de verandering in houding & gedrag te realiseren. Niet om ze allemaal tegelijk in te zetten, maar vooral om inzicht te geven in onze diensten. Uiteindelijk gaat het om maatwerk: wat is nodig om de ketensamenwerking te verbeteren.

Implementatie aanpak ketensamenwerking

Rijnconsult onderscheidt 3 stappen voor het implementeren van ketensamenwerking:

In stap 1 gaat het over:
1. De kennis over ketensamenwerking in de eigen organisatie, de visie & strategie en de doelen
2. De partnerselectie

In deze stap zetten wij het Keten Maturity Model (KMM) in, dat meet hoe ‘ketenrijp’ de organisatie is. Daarin wordt ook gekeken naar mensen & cultuur in. Op basis van de resultaten van de KMM kunnen in stap 2 en 3 interventies op houding& gedrag worden ingezet. Bij de partnerselectie is het eveneens aan te bevelen ook de ‘ketenrijpheid’ van de diverse beoogde partners vantevoren vast te stellen. Op basis van de uitkomsten kunnen dan definitieve keuzes worden gemaakt.

In stap 2 gaat het erom de eigen organisatie voor te bereiden op ketensamenwerking. Componenten van de aanpak specifiek gericht op mensen & cultuur kunnen zijn:

• Cultuurscan om te verdiepen op de Keten Maturity scan. Daarvoor gebruiken wij in de regel OCI (Organizational Culture Inventory). Deze wordt uitgezet bij een relevante steekproef binnen de organisatie, maar kan ook ingezet worden in de keten, bij de partners. Op basis van de resultaten worden twee workshop georganiseerd, waarin de resultaten worden besproken en interventies uitgezet. Dat is natuurlijk afhankelijk van de resultaten van de scan.  

• Interne communicatie van de visie op ketensamenwerking: ontwerpen & realiseren van een communicatietraject. Vragen die aan de orde zijn: hoe gaat het werken? Wie zijn betrokken? Waarom is het belangrijk? Wat gaat het opleveren voor de klant, voor de medewerkers, voor de organisatie? Vaak gebruiken wij hiervoor, naast meer traditionele instrumenten, de ‘dialoogmap’.

• Talentontwikkeling: op basis van een competentieprofiel worden ambassadeurs (of koplopers, of voorhoede) ketensamenwerking geworven in de eigen organisatie. Zij krijgen een (verkort) assessment om te objectiveren in welke mate zij al competent zijn om aan de slag te gaan met ketensamenwerking. Ook worden de leerdoelen vastgesteld en wordt er een op maat ontwikkelprogramma aangeboden. Dat kan bestaan uit workshops, intervisie en coaching, bij voorkeur op de werkplek. 

• Leiderschapsontwikkeling. Ketensamenwerking vraagt een andere rol van de leiders van de organisatie. Kernwoorden zijn: vertrouwen geven, transparantie, ruimte geven aan medewerkers, talenten benutten, netwerkleiderschap. In een aantal workshop gaan we aan de slag met het management om gezamenlijk te bepalen wat ketenmanagement van het management vraagt, hoe we dat nu doen en wat we kunnen ontwikkelen. Op basis van de behoefte van de groep en/of het individu worden vervolgacties gepland, bijvoorbeeld een traject Netwerkleiderschap, individuele coaching of intervisiesessies (ook door de keten heen).

In stap 3 wordt de ketensamenwerking geïmplementeerd, gemonitord en bijgesteld op basis van leerervaringen. De volgende interventies op mensen & cultuur kunnen zijn:

• Kick-off sessie met ketenteam over gewenste houding & gedrag in de samenwerking, plan/afspraken maken over feedback en leren in de keten. 

• Samenwerken ‘op de steiger’: teamontwikkeltraject voor de uitvoerders vanuit de partners, waarbij er aandacht is voor teamrollen, stappen van teamontwikkeling (forming, storming, norming, performing) in het CORPI-model (zie hieronder). Meestal doen we dit in 1 of 2 workshops met het team voorafgaand aan de samenwerking. Ook kan er een teamcoach worden toegevoegd, die periodiek met het team evalueert en suggesties doet voor verbeterde samenwerking. Teams die niet goed draaien als het gaat om samenwerking begeleiden wij intensief om de belemmeringen weg te nemen en te werken aan verbeterd vertrouwen. 

• Organiseren van het leren in de keten: periodiek organiseren we monitorsessies, waarin langs een vaste aanpak de ketensamenwerking wordt geëvalueerd op met name de houding & gedragsaspecten in combinatie met resultaten. Dit kan geïntegreerd gebeuren in een overall-evaluatie of in aparte sessies. 

• Ook is het mogelijk ketencoaches in te zetten. Zij zijn aanwezig op vergaderingen, in de vergaderzaal, de keet en de steiger. Zij signaleren en bespreken gebeurtenissen die goed en niet goed gingen om direct van te leren met de direct betrokkenen om zo snel bij te kunnen stellen. 

• Inzet van de KSW Q12 Engagement survey, een door Rijnconsult ontwikkeld digitaal instrument die met regelmaat herhaald kan worden in de ketensamenwerking, waarin de ontwikkeling op de dimensie mensen & cultuur, houding en gedrag van de samenwerking is te monitoren, voor zowel de opdrachtgevers als de direct betrokkenen.