Digitalisering... je wilt er niet omheen

Waar je ook komt in het publieke domein, één van de grotere opgaven is digitalisering. Deze opgave hoort stevig op de agenda van bestuur, directie en management te staan. Stevig is ook de investering die daarmee gemoeid is. Of het nou gaat om verdergaande toepassing van taakspecifieke applicaties, het invoeren van zaakgericht (ECM) en klantgericht (CRM) werken of, (big) data, een toptaken-website, webformulieren, social media als kanaal dat beide kanten op werkt, etc. Vaak gaat het om tonnen zo niet miljoenen euro’s.

De meest cruciale factor voor succes is de mate waarin bestuur, directie en management het voortouw en initiatief neemt bij de implementatie. Dit betekent bijvoorbeeld dat zij zich echt verdiepen in de impact van de verandering. Het is niet eenvoudigweg een nieuw systeem implementeren. Het is een fundamentele veranderopgave die begint bij de manier van werken, die zich vertaalt in de processen, afspraken, samenwerking, loslaten en nieuwe dingen aanleren, te beginnen vanuit het perspectief van burgers en ondernemers.

Voorkom dat digitalisering ‘een ding’ wordt van de ‘afdeling ICT’ door daar de aansturing van deze opgave te beleggen. Vaak wordt daar de opgave vol energie en overgave opgepakt en belegd in een stevig blauwe structuur van programma(‘s) en projecten. Met grote aandacht voor de techniek en functionaliteit. Niks verkeerds aan. Echter als vanuit de organisatie niet helder is wat, waarom en hoe zij het anders willen in hun dagelijks werk en dat onvoldoende of geen aandacht en steun krijgt in het programma/project, dan komt vanzelf het moment van escalatie. Signalen als ‘ze begrijpen ons niet’, ‘wij zijn nooit gehoord’, ‘het past niet bij wat we willen en verwachten’ zijn dan veel gehoorde opmerkingen.

Investeer voorafgaand aan besluitvorming bij bestuur, management en medewerkers in wat de meerwaarde van digitalisering kan zijn voor de burger, ondernemer en het eigen werk. Is dat moment echter al voorbij en programma’s/projecten lopen, maak dan pas op de plaats. Geef aandacht en steun aan de organisatie in hun ontdekking en zoektocht naar antwoorden, nodig voor de juiste functionele en technische inrichting. Digitalisering…. je wilt er niet omheen!