De hulpvraag stellen: hoe moeilijk is het?

Wat is nou ‘de hulpvraag’? Wij houden het graag simpel. Een hulpvraag is een vraag waarmee jij de ander(en) om hulp vraagt over: inzet, kennis, expertise, (onder)steun(ing), assistentie, medewerking, zorg, middelen, etc. Het is de start van een gezamenlijke dialoog en mogelijk aanvullende actie die jou en daarmee de organisatie verder helpt. Bijvoorbeeld ‘ik weet niet hoe ik om moet gaan met dit gedrag, kan iemand mij helpen?’.

Taalkundig stelt het niks voor. Begin met een vragend voornaamwoord en vul de rest naar concreetheid van het issue aan. De praktijk is anders. Het lijkt het wel of het stellen van ‘de hulpvraag’ niet kan, niet mag, niet wil, niet … En ondertussen verwordt de situatie waarin hij, zij of jij zit moeilijker. Kom daar dan nog maar eens goed uit. Dat blijkt niet mee te vallen met zelfs het meest gevreesde scenario als gevolg … ‘we hebben het geprobeerd, je wordt bedankt!’.

Waarom is het stellen van de hulpvraag in veel organisaties zo moeilijk? Daar zijn meerdere redenen voor te bedenken. Het kan zijn dat je zelf nog niet exact weet wat je vraag is en je tot die tijd het stellen van de vraag uitstelt. Het kan zijn dat jij zelf vindt dat je alles moet kunnen (oplossen). En nog vele andere redenen. Helaas ervaren wij te vaak dat het stellen van de hulpvraag ‘not done’ is of zelfs gezien wordt als een teken van zwakte of ongeschiktheid. De cultuur in de organisatie is er niet naar of niet veilig genoeg. Je dan kwetsbaar opstellen en toch de hulpvraag stellen, vereist heel veel lef, moed en vertrouwen. We geven het je te doen!

Het stellen van de hulpvraag is erom belangrijk. Het spreekt voor zich dat je daarmee de kans vergroot op een oplossing. Vanuit gezamenlijkheid is de kans daarop vele malen groter. Allen weten en kunnen meer dan één. Zo simpel is het. In het belang van het grotere geheel van de organisatie, zou het juist heel normaal moeten zijn. Iedereen zou er op uitgenodigd en misschien juist wel op ‘beoordeeld’ moeten worden:  ‘Hoe vaak stel jij de hulpvraag?’. Alles bij elkaar draait het om het nemen van eigenaarschap door het stellen van de vraag en daarmee samen te komen tot oplossingen.

Het niet stellen van de hulpvraag is in veel organisatieculturen aan de orde en zit niet alleen bij een specifieke groep, team of afdeling. Steeds meer ervaren wij dit in lopende opdrachten of krijgen wij de vraag om te helpen; het kan dus wel! De nood is hoog! Meest cruciaal om het te doorbreken, is de voorbeeldrol die bestuur/directie/management neemt. Stellen zij wel eens de vraag, durven zij hun kwetsbaarheid te tonen door niet alles te weten? Het hardnekkige gedrag vanuit de traditionele hiërarchie staat dit nog vaak in de weg in veel organisaties. Ondertussen wel prediken over zelfsturing, eigenaarschap en taakvolwassenheid. Cruciaal is dat het leidinggevend kader onderdeel uitmaakt van de oplossing.

Wat is de oplossing? Simpel gezegd, stel elkaar de hulpvraag. In onze aanpak gaan wij aan de slag met een ‘ontwikkelteam’. Dit team kan een formeel team/afdeling/etc. zijn uit de organisatie, maar ook samengesteld uit mensen die als eerste anders willen ontdekken en ervaren. Dit team gaat aan de slag met concrete dagelijkse opgeven (bijvoorbeeld projecten) en maken met elkaar vooraf afspraken hoe samen te werken. Wekelijks deelt het team hun ervaringen op de voortgang. Inhoudelijk, maar vooral in de kern op het proces van samenwerken op de nieuwe manier. Belangrijk onderdeel is -het leren-  inbrengen van de hulpvragen. De andere teamleden fungeren daarbij als ‘denk- en doetank’. Parallel daaraan ontdekt de leiding hun voorbeeldrol om de gewenste nieuwe manier van samenwerken te stimuleren, te enthousiasmeren en te faciliteren anders dan vanuit de hiërarchie. Beide sporen komen samen op het moment dat het ontwikkelteam stelt dat zij de hulp nodig hebben van de leiding en deze (hulp)vraag stelt. Dat is vaak het zogenaamde ‘doorbraakmoment’ op basis waarvan gewoontes en opvattingen veranderen. Eerlijkheidshalve gebiedt het ons te zeggen dat voorafgaand aan dat moment de spanning bij iedereen en ook bij ons flink toeneemt. De kans op terugval ligt zeker op de loer en daarmee ook uit- of zelfs afstel van het aankaarten van de hulpvraag. Het blijft moeilijk!