Audits: verplicht nummertje of nuttig? Een nieuwe aanpak

Veel managementteams kijken enigszins gestressed wanneer de externe audit er weer aankomt. Snel de dossiers op orde brengen, de fabriek een keer goed opruimen en de mensen die geïnterviewd worden goed instrueren. Met een beetje geluk vliegen we er met twee wielen door de bocht wel weer doorheen. 
Tien jaar geleden is uw organisatie zich gaan certificeren, zodat er aantoonbaar voldaan werd aan de eisen vanuit de markt en de wet- en regelgeving. Een grondige analyse lag hieraan ten grondslag en daarna zijn de verbeterpunten en kritische controlepunten opgenomen door een werkgroep in procesbeschrijvingen. Deze worden braaf elk jaar intern en extern ge-audit en over de afgesproken controlepunten wordt gerapporteerd. So far, so good….

De vraag rijst waar uw organisatie echt aan het vernieuwen is op het gebied van kwaliteit. Is de manier waarop de processen zijn geborgd nog wel de meest efficiënte manier of zijn er in de loop der jaren nieuwe innovatieve manieren bijgekomen om het een en ander vast te houden? Zijn de audits geen verplichte nummertjes geworden, waaruit niet (meer) de verbeterpunten komen die er toe doen in uw organisatie?
Door met een andere bril te kijken naar uw processen en deze op een gestructureerde wijze tegen het licht te houden krijgt u meer zicht op de toegevoegde waarde die de verschillende processtappen hebben binnen uw organisatie. En vooral waar u slimmer kunt gaan werken.

Nieuwe aanpak

Vanuit onze ervaring in de industrie hebben we gemerkt dat kijken met deze andere bril naar uw processen veel oplevert. Een traditionele audit kijkt of u wel werkt conform de opgeschreven processen of deze nu efficiënt zijn of niet. Onze nieuwe aanpak kijkt per processtap wie daar nu eigenlijk voordeel van heeft en of deze stap echt waarde toevoegt voor de klant.

Zoals in het plaatje te zien is, werkt onze aanpak met een paar stappen:
1. Contracteren met de verantwoordelijke voor het proces. We bedoelen hiermee degene die daadwerkelijk het proces aanstuurt. Deze persoon weet van de hoed en de rand.
2. Walkthrough. U volgt het productieproces van binnenkomst grondstoffen/vraag tot vertrek gereed product/dienst. Welke processtappen zijn er dan allemaal te noteren?
3. Analyseren van beschikbare gegevens. Welke data worden nu bijgehouden tijdens de productie en wat kunnen we hiervan leren? Ook valt dan op welke data missen en welke data wel worden bijgehouden maar waarmee niets gedaan wordt.
4. Werksessies. In een drietal werksessies van maximaal 2 uur per keer bespreekt u het huidige proces, het gewenste proces (waarin u overbodige processtappen schrapt) en tenslotte de implementatie van het gewenste proces.

Resultaten

Het resultaat van deze aanpak is dat de medewerkers weer op scherp staan doordat u de routine doorbreekt. We doen het niet omdat we het al jaren zo doen: we doen het omdat dit vanaf nu de beste manier is. Een tweede resultaat is dat de verspillingen uit het proces gehaald worden: te veel controles, onnodig transport, materiaalverspilling, wachttijden etc. Een derde resultaat is een kwalitatief beter eindproduct.
En de klant? De consument wil steeds vaker zeker weten dat wat hij koopt ook de kwaliteit heeft die hij ervan verwacht. Wanneer je dat 100% kunt garanderen, wil een groeiend aantal consumenten daar ook best meer voor betalen.