Onderwijsregio’s als opstapje naar meer Shared Service Centers ICT?

Hoewel ICT voor de eindgebruikers steeds eenvoudiger lijkt te worden, wordt het op de achtergrond - hoe paradoxaal het ook mag klinken - steeds complexer om te regelen.

Dat is niet alleen omdat de techniek zich in razend tempo ontwikkelt en steeds complexer wordt. Ook de risico’s op het gebied van cybersecurity worden steeds groter en er is een enorm tekort aan ICT’ers. De staatssecretaris van Onderwijs heeft in november 2024 in een brief aan de Tweede Kamer aangegeven, met het oog op bovenstaande ontwikkelingen, scholen in het funderend onderwijs meer te willen gaan ondersteunen op het gebied van het inrichten van een gedegen en veilige basisinfrastructuur.

Mogelijk dat dit op termijn op strategisch-tactisch niveau enige verlichting biedt. Maar er lijkt nog een lange weg te gaan. Bovendien: zelfs als er een basisontwerp ligt en er eventueel landelijke voorzieningen worden gerealiseerd, moeten deze nog wel worden geïmplementeerd. Zeker voor de eenpitters en kleinere besturen in het funderend onderwijs is dit nog steeds een behoorlijke kluif. Ze kunnen zich uiteraard laten ondersteunen door commerciële partijen als Cloudwise/Heutink ICT, de Rolfgroep, Veldwerk, IT Workz, enzovoort. Maar wellicht is een shared service center ICT zoals KIEN in de regio Drechtsteden een beter alternatief?

Wat is een shared service center?

In een Shared Service Center (SSC) worden de krachten van organisaties gebundeld binnen één nieuwe service organisatie, om opdrachten uit te voeren voor die verschillende autonome organisaties. Dat kan juridisch in allerlei vormen worden gegoten: bijvoorbeeld een stichting, vereniging of coöperatie.

Gemeenten doen dit ook via een gemeenschappelijke regeling, niet alleen voor ICT, maar ook voor allerlei kerntaken zoals belastingen en uitkeringen.

NB Ik heb het hier dus niet over shared service organisaties die binnen een juridische entiteit worden opgericht. Deze vorm laat ik hier buiten beschouwing.

In tegenstelling tot in de gemeentelijke wereld zijn er in het onderwijs niet zoveel voorbeelden van Shared Service Centers zoals hierboven gedefinieerd. Een eerste voorbeeld is het eerder genoemde KIEN in de regio Drechtsteden; een samenwerking tussen een ROC, een aantal VO-instellingen en een aantal PO-instellingen. Een tweede voorbeeld is dat het Shared Service Center van het Christiaan Huygens College en Sterk Regionaal Onderwijs in Brabant.

Voordelen van een SSC

Een Shared Service Centrum is vooral geschikt om:

schaal- en kostenvoordelen te realiseren;
de dienstverlening te professionaliseren;
de kwetsbaarheid van een organisatie te beperken.

Typisch iets dus om de uitdagingen op het gebied van ICT binnen het onderwijs het hoofd te bieden.

Daarbij is het ten opzichte van bijvoorbeeld uitbesteding aan een commerciële dienstverlener meer “voor en door”. Deelnemers sturen het Service Center zelf aan, hebben inspraak en er is - in ieder geval gevoelsmatig - minder afstand. En omdat winstmaximalisatie geen doel is, mag je verwachten dat de servicegerichtheid van een Shared Service Center hoger is.

Nadelen van een SSC

Maar waarom zijn er dan niet meer Shared Service Centers in het onderwijs? Dit heeft vooral te maken met het verlies van autonomie omdat de zeggenschap is verdeeld over de deelnemers.

Ook is er minder maatwerk mogelijk door de standaardisatie die nodig is om de schaalvoordelen te kunnen realiseren en meer afstand tot de eindgebruikers.

Als deelnemer wordt je ook risicodrager in die zin dat eventuele exploitatietekorten door alle deelnemers moeten worden opgevangen.

Wanneer de belangen of opvattingen van deelnemers te veel uit elkaar lopen kunnen er langlopende discussies ontstaan over bijvoorbeeld de kostenverdeling of de verdeling van stemrecht.

De nadelen zijn vaak aanleiding om het beheer toch maar zelf te blijven doen of dan maar uit te besteden aan een externe dienstverlener.

Randvoorwaarden voor een succes

Om de mogelijke nadelen te ondervangen is een flexibel en slagvaardig bestuur en een goed management onontbeerlijk. Ook moeten er duidelijke afspraken zijn over stemrecht, kostenverdeling en aansprakelijkheid en mag een gedeelde visie tussen de deelnemende organisaties en een heldere verantwoording naar de deelnemers toe niet ontbreken.

Maar het meest fundamentele is het vertrouwen tussen de deelnemers. Je moet erop kunnen vertrouwen dat iedereen hetzelfde voorstaat, dat belangen niet uiteen lopen en dat je het eens kunt worden met elkaar. Deelnemers kunnen niet zomaar uitstappen. De achterblijvende deelnemers worden dan immers geconfronteerd met de consequenties.

Aanhaken bij regio’s c.q. regionale samenwerkingsverbanden

Met het oog op het laatste punt zouden onderwijsregio’s dan wel de door de Tweede Kamer voorgestane regionale samenwerkingsverbanden wellicht een opstapje kunnen zijn naar meer Shared Service Centers in het onderwijs. Om elkaar te kunnen vertrouwen moet je elkaar eerst goed leren kennen. Dit kan wanneer je al met elkaar samenwerkt en regelmatig met elkaar aan tafel zit. De meeste Shared Service Centers in gemeenten zijn ook op die manier ontstaan.

En samenwerken is precies waarvoor de onderwijsregio’s in het leven zijn geroepen. Waarom zou het dan niet kunnen op het gebied van ICT-beheer waarbij de kans dat belangen uit elkaar lopen veel kleiner is dan op andere taakvelden? Of zijn scholen wat dat betreft dan toch, anders dan gemeenten, te veel elkaars concurrenten? Zo ja, wat zegt dat dan over de levensvatbaarheid van de onderwijsregio’s?

Ook handig voor SIVON en Kennisnet

Shared Service Centers voor ICT zouden hoe dan ook een mooie oplossing kunnen zijn voor bijvoorbeeld SIVON en Kennisnet, die worstelen met het feit dat er zoveel relaties bediend moeten worden. Zij zouden in dat opzicht waarschijnlijk heel erg geholpen zijn wanneer zij zaken zouden kunnen doen met bijvoorbeeld een regionaal Service Center als spreekbuis voor een grote groep scholen. SIVON heeft wat dit betreft de deur al open gezet: sinds kort is het namelijk mogelijk dat een Shared Service Center lid wordt. Daarmee wordt het uitrollen van een landelijke basisinfrastructuur, zoals voorgestaan door de staatssecretaris van onderwijs wellicht ook eenvoudiger.