Case: Een toekomstbestendige organisatie voor zadenspecialist Bejo

Opdracht

Begin 2023 heeft Rijnconsult de vraag gekregen om samen met Bejo een toekomstbestendig organisatie te ontwerpen. Bejo is een toonaangevende internationale organisatie in veredeling, productie en verkoop van groentezaden met vestigingen in meer dan 30 landen en 2200 medewerkers. De nieuwe organisatie moet Bejo in staat stellen om hun visie voor 2030 te realiseren.

Aanpak

We hebben de vraag stap voor stap aangepakt, in co-creatie met Bejo. De eerste stap was het vaststellen van ontwerpcriteria waar de nieuwe organisatie aan moet voldoen. Wanneer Bejo de nieuwe visie wil behalen, wat is daar dan voor nodig? In dialoog met interne stakeholders zijn deze ontwerpcriteria opgesteld. Bijvoorbeeld het zijn van een "productleider" en het behouden van bepaalde Bejo waarden, zoals ondernemerschap. De ontwerpcriteria zijn gebruikt om het integrale bedrijfsproces opnieuw te ontwerpen. Dit is één overzicht van de processen die binnen de Bejo organisatie gevolgd worden om de visie te kunnen realiseren. 

Bejo realiseerde zich dat het structureren van de organisatie een intensieve aanpak nodig had. Wij hebben samen met mensen uit de organisatie een project team gecreëerd en de volgende stappen gezet. We hebben de organisatie ook begeleid in het formele proces voor het advies bij de Ondernemingsraad. 

Vanuit het integrale bedrijfsproces is een verdieping van de hoofdprocessen gemaakt. Daar zijn rollen en verantwoordelijkheden aan gekoppeld waarmee duidelijk wordt wie waar verantwoordelijk voor is en wie daadwerkelijk het proces kan besturen. Door de rollen en verantwoordelijkheden naast, achter, onder, boven, bij elkaar te zetten is de nieuwe organisatie ontworpen met de bijbehorende organogrammen. Aan de hand van de organogrammen, de visie en de processen is vastgesteld wie wanneer met elkaar overlegt en in welke frequentie zodat de organisatie "bestuurbaar" is. Dit noemen we het operating- of besturingsmodel. 

Nu staan we aan de vooravond van de implementatie. Dit betekent veel voor de organisatie. Er zal op een nieuwe manier gewerkt moeten worden. Mensen worden meegenomen in de verandering, hiervoor ontwikkelen we samen een gestructureerde veranderaanpak (activatiecirkels) waarbij de doelgroepen die te maken krijgen met een bepaalde verandering op maat begeleid worden. Er zal gewerkt worden met interne meeting coaches die de implementatie van het besturingsmodel zullen begeleiden. Zij bereiden overleggen voor met de voorzitters, observeren de overleggen en reflecteren samen met de deelnemers zodat de nieuwe manier van werken bestendigd wordt. 

De Bejo organisatie neemt steeds meer het voortouw in de implementatie, dus  zullen wij als Rijnconsult vanaf nu minder in beeld zijn.. Het projectteam bestaat 100% uit eigen Bejo mensen en vormt met 8 personen de kern van de projectorganisatie, aangevuld met de meetings coaches, gewenste expertise vanuit de Bejo organisatie en Rijnconsult.

Resultaat

Een nieuw ingerichte organisatie inclusief nieuw ontworpen processen en besturingsmodel waarmee Bejo in staat zal zijn om haar visie 2030 te realiseren en verder te ontwikkelen naar een effectieve professionele organisatie en duurzame groei.