Van de kluis naar de buis: innovatie in gemeenteland

Het was alweer een paar jaar geleden dat ik een document had aangevraagd bij de gemeente. In de veronderstelling eerst een afspraak te moeten maken bezocht ik de gemeentelijke website. Daar werd ik meteen doorgeleid naar de site van de RDW voor een digitale aanvraag:  officiële foto maken, inloggen via DigiD en betalen via iDEAL. Zo simpel als dat. 
Best wel onder de indruk van dit soepele proces zag ik dat dergelijke online aanvragen al een hele tijd mogelijk zijn. Sinds 2018 om precies te zijn en inmiddels ook in vrijwel elke gemeente. Als gezegd, het was even geleden. De laatste stap die ik te zetten had, was het daadwerkelijke ophalen van mijn rijbewijs. 

De buis

Aangekomen op mijn afspraak werden wat gegevens gecontroleerd, waarna ik de mededeling kreeg dat we “even op de buis moesten wachten”. Dat klonk alsof ik wist wat daarmee bedoeld werd. Al rondkijkend zag ik iets wat ‘de buis’ zou kunnen zijn, keurig verwerkt  in de balie. Na pak hem beet een minuutje komt mijn nieuwe rijbewijs daaruit gezoefd. Of ik de gegevens even wil controleren. Waarna me nog een fijne dag wordt gewenst en ik weer huiswaarts kan. Binnen 10 minuten sta ik als tevreden inwoner weer buiten. En dacht ik even terug aan mijn bijbaan als werkstudent bij verschillende KCC’s/afdelingen Publiekszaken. 

De kluis

Dat was in de periode 2017-2019 waarbij alle aanvragen nog ‘in persoon’ gingen en documenten naar mijn weten op alfabetische volgorde van achternaam in een kluis zaten. En nu is er de buis. Een prachtig voorbeeld waarin je in combinatie met het digitale proces heel praktisch ziet wat innovatie en digitalisering kunnen betekenen. Termen waar in veel organisaties over gesproken wordt, maar die lang niet altijd concreet worden. Hier dus wel. 

Waar innovatie goed voor is

De rijbewijsaanvraag is één van de meest voorkomende, en relatief minst complexe, processen bij burgerzaken. De tijds- en aandachtwinst die het automatiseren van deze processtappen oplevert, is daarmee groot. Het betekent meer tijd voor de complexere processen. Vanuit werknemersperspectief het interessantere werk, vanuit werkgeversperspectief een hogere productiviteit in een sector met schaarste. Al met al wat breder toepasbare inzichten die hoopvol stemmen. En voor mij een nieuw rijbewijs. 

Wil je doorpraten over slim organiseren in gemeenten? Neem contact met mij op!