Omgevingswet: Processen en organisatiestructuur
De invoering van de Omgevingswet vraagt om actualisering van uw processen. Rijnconsult begeleidt u in het laten aansluiten van uw primaire processen bij die (hoofd)processen die door de invoering van de Omgevingswet worden geraakt. Processen die zeker geraakt worden zijn de processen Vergunningverlening, Dienstverlening en Toezicht & handhaving. Welke processen nog meer geraakt worden is in mede afhankelijk van uw invoeringsstrategie.
In een drietal workshops per proces brengen we samen met u de veranderingen in kaart en consolideren onze bevindingen tot een plan van aanpak voor implementatie van de veranderingen. In onderstaand schema vindt u een overzicht van onze aanpak per proces, die we inmiddels bij zeer veel verschillende organisaties hebben toegepast. Deze aanpak vormt een stevige basis, waar eenvoudig specifieke vraagpunten van uw organisatie aan toegevoegd kunnen worden.
Stap 1: Indeling in hoofdprocessen en bespreking met de betrokken managers:
Met u benoemen we de te onderscheiden hoofdprocessen. Hierbij kijken we ‘over de verschillende afdelingen heen’. Zo hebben we bij een Waterschap in het kader van analyseren van de consequenties van de nieuwe omgevingswet de volgende hoofdprocessen benoemd (voor een deel van de organisatie) in het kader van de dagelijkse bedrijfsvoering:
- inspecteren waterkeringen
- onderhouden waterkeringen
- beheren gegevens
- beheren grond
- verlenen vergunningen
- toezicht houden en handhaven
Per hoofdproces benoemen we één van de managers als proceseigenaar. Deze manager zal ook participeren in de bijeenkomsten. In overleg met deze proceseigenaar stellen we de planning en bemensing van de workshops vast en zorgen we voor de verdere voorbereiding van de werkbijeenkomsten, zoals het uitvoeren van een ‘walkthrough’ (letterlijk het proces doorlopen), het opstellen van een management uitdaging en verzamelen kwantitatieve gegevens.
Stap 2: uitwerking per hoofdproces
Per (hoofd-)proces plannen we een drietal bijeenkomsten waarbij medewerkers uit de verschillende afdelingen betrokken zijn. Dit betekent dat we per hoofdproces een representatieve groep van medewerkers samen stellen. De drie bijeenkomsten hebben de volgende inhoud.
Bijeenkomst 1:
Heldere afbakening en essentie van het hoofdproces en ieders rollen daarin. Met name aandacht voor scherp benoemen (in procestermen: dus input, output en overdrachtspunten) van de relatie met andere processen. Hierbij gaat het onder andere om een aantal belangrijke basisvragen die van belang zijn om met elkaar goede procesanalyses te maken:
- Rol in het proces: kent iedereen elkaars rol in het proces en verantwoordelijkheden voldoende, is het gezamenlijke proces goed doorleefd en wordt het (h)erkend?
- Hoe combineren we wat buiten gebeurt met wat daar binnen voor nodig is?
- Waarom zit ik hier aan tafel? In welke rol en met welk belang? Vanuit welk perspectief kijkt iedereen en weten we dat van elkaar en respecteren we die invalshoek?
- En vooral ook: het huidige proces goed in kaart brengen en knelpunten en verbeteringsrichtingen in kaart brengen.
Bijeenkomst 2:
Met als vertrekpunt de nieuwe Omgevingswet, bepalen wat de consequenties voor het hoofdproces zijn en ieders rol daarin. Belangrijk daarbij is dat het niet alleen gaat om de inhoud van de processtappen maar vooral ook over houding, gedrag en bijbehorende competenties. De nieuwe omgevingswet vraagt onder andere om participatie, afstemming, regie, oplossingsgericht werken. Processen worden daarmee (vanuit organisatie perspectief) minder planbaar en vraagt om flexibiliteit.
Bijeenkomst 3:
Op basis van de resultaten van de eerste twee bijeenkomsten wordt voor het betreffende proces een compact implementatieplan gemaakt, waarbij in ieder geval aan de orde komen:
- Benodigde procesdetaillering.
- Consequenties voor medewerkers (houding, gedrag, competenties).
- Consequenties voor ondersteunende systemen.
- Mogelijke beleidsconsequenties.
Stap 3: consolideren, bevinden en opstellen overall implementatieplan
Vervolgens ligt het voor de hand om deze implementatieplannen per proces verder te consolideren tot een overall implementatieplan, in samenhang met andere acties die benodigd zijn (en waarschijnlijk ook al opgestart) om de nieuwe omgevingswet in uw organisatie te implementeren. Deze consolidatie wordt vervolgens gedeeld met het gehele management.
