Een doorsnee dag uit het leven van Marjolein Plantinga, gemeentesecretaris Krimpenerwaard

Ik sprak Marjolein Plantinga na een enerverende dag waarbij ze meeliep op de afdeling bestuur en management ondersteuning. De afdeling had, om Marjolein te laten kennismaken met hun dagelijkse werk, diverse uitdagingen bedacht. Het begon al met een officiële aanstelling voor één dag, vervolgens kreeg ze ‘Hart van Nederland’ aan de lijn over een vermeende hennepplantage (terwijl iedereen uiteraard weet dat die er niet zijn in de Krimpenerwaard) en later op de dag stormde PowNed zelfs de afdeling op om hun befaamde roze microfoon bij Marjolein onder haar neus te duwen.

Doe je dat vaak zo’n dag meelopen op de afdeling?

Meestal plan ik dergelijke dagen in het eerste half jaar na mijn aanstelling, in het kader van een kennismaking. Nu ben ik er, vanwege de herindeling, pas na 1,5 jaar aan toegekomen. Tijdens het proces van de herindeling werden we geleefd! Ik vind het belangrijk om de mensen binnen de organisatie én hun dagelijks werk van dichtbij te leren kennen. Onlangs heb ik meegelopen met de buitendienst. Dan sta ik daar in mijn spijkerbroek en trui, met werkschoenen aan. Medewerkers, die anders niet snel iets tegen me zeggen, zijn nu een spraakwaterval! Je krijgt een ander gesprek. Je hoort wat er echt leeft en je hoort ook wat er minder gaat en waar je wat mee moet. Volgend jaar ga ik zeker weer meewerken. Je ziet hoe mensen met hart en ziel zich inzetten voor de gemeente en de burgers.

Je hebt net een proces van herindeling achter de rug. Wat zou je, terugkijkend, anders hebben gedaan?

Ik had graag meer tijd gehad voor de voorbereiding. Nu is het proces binnen 8 maanden doorlopen. Dit betekende veel buffelen en dat heeft zijn sporen achtergelaten. Ten tijde van het herindelingsproces was het ziekteverzuim heel laag maar nu is het ziekteverzuim gestegen, mensen zijn moe. Veel zaken zijn aan de voorkant niet meegenomen. Dat hebben we nu pas kunnen doen. Ik had liever eerder tijd gehad voor het neerzetten van de missie. Ook het meewerken zoals vandaag had ik liever eerder gedaan. Ik kwam binnen en moest direct aan de bak. Ik had totaal geen ‘level’ tijd en we werkten ook nog eens verspreid over acht panden. Probeer dan je mensen maar eens echt te leren kennen.

Daarnaast hebben we de beweging gemaakt van vijf kleine naar één grote gemeente. Dat vraagt wat anders van de mensen. Soms hebben ze dezelfde functie op papier maar in de praktijk is het totaal anders. We zetten coaching in en dat helpt. Toch zien we nu een tweede mobiliteitsgolf; mensen die alsnog afhaken. Het werk is meer tactisch en strategisch geworden. Die omslag vinden mensen vaak lastig. Ook het college van B&W moet wennen aan het feit dat het nu een grotere gemeente is.

Wat zijn voor jouw de speerpunten voor het komende jaar?

Vlak na de herindeling waren de speerpunten verbinden én laten zien dat de herindeling geen bedreiging is maar als kans gezien kan worden. Nu krijgen we regelmatig de vraag: ‘Waar gaan we nu naar toe?

Dus we zijn op een missie! We willen mensen meenemen in onze visie. Daarvoor gebruiken we de metafoor van de zee. 

Jules Verne leek een fantast maar veel van wat toen onmogelijk leek, kunnen we nu. Onze koers wordt bepaald door alles wat er in de buitenwereld gebeurt. Zoals Jan Rotmans zegt: ‘We leven niet in een tijdperk van verandering maar in een verandering van tijdperk.” Soms levert dat grote golven en soms kabbelend water. Mensen moeten daar flexibel mee om kunnen gaan. Dus goed om je heen kijken en vooruit kijken naar wat er in de wereld gebeurt en daar proactief in je werk op inspelen, dat zijn we de mensen aan het leren. We doen dat door ze te laten verlangen naar de toekomst, naar al die nieuwe ontwikkelingen en met ons mee te denken over die toekomst en wat dat betekent voor hun werk. Vertrouwen (een werkwoord) is hierbij een heel belangrijke factor in velerlei opzicht!

Je bent vanaf 1990 werkzaam geweest bij diverse gemeentes en in diverse rollen (met een uitstap naar de provincie een paar jaar terug). Welke ontwikkeling heb je de afgelopen 25 jaar meegemaakt die naar jouw idee het meeste invloed heeft op de hedendaagse rol van gemeentes en/of op de rol van gemeentesecretaris?

Dat zijn dan toch de enorm snelle maatschappelijke veranderingen met grote impact, zoals de situatie in Syrië, IS en de Brexit. En ook grote technologische veranderingen, de communicatie die totaal anders en aanzienlijk sneller verloopt dan wat we gewend waren, het wegvallen van fysieke grenzen, de robotisering etc.

De rol van de overheid wordt steeds kleiner en de invloed van de buitenwereld, zoals bijvoorbeeld burgerparticipatie, wordt steeds groter. "De burger praat terug!"  Het is naar mijn mening essentieel dat medewerkers in organisaties dat leren zien, begrijpen en ernaar handelen. Flexibel hiermee omgaan dus. Datzelfde geldt voor het college van B&W, de raad en voor mij als gemeentesecretaris. 

Onlangs hadden we bezoek van Laurens de Graaf. Hij woont in onze gemeente, is lector Organiseren van Verandering in het Publieke Domein aan de Hogeschool Utrecht en is gespecialiseerd in burgerparticipatie. Hij meldde zich of hij wat voor de gemeente kon betekenen. "Ja graag, natuurlijk!" We hebben met de gemeenteraad, college van B&W en de directie de ‘Burgerparticipatie Game’ gedaan die hij heeft ontworpen met een realistische casus. Heel leerzaam!"

Welke tip zou je je collega’s willen meegeven?

Op het moment dat je zo’n fusie hebt, heb je altijd mensen in de organisatie die niet direct plaatsbaar zijn. Zorg dat je zorgvuldig met die mensen omgaat, steek daar tijd en energie in. Dat geeft vertrouwen. Stel mobiliteitmanagers aan. Er is altijd werk genoeg tijdens zo’n reorganisatie. Zet mobiliteitskandidaten direct aan het werk en laat ze zich nuttig en gewaardeerd voelen.

Zorg dat mensen je leren kennen. Ik blog regelmatig over mijn werk en dacht eerst dat maar weinigen dat interessant zouden vinden maar het wordt veel gelezen. Onlangs heb ik een ‘frisse wind’ club opgericht om nieuwe ideeën te genereren. Het is een manier om mensen te ontmoeten en nieuwe ontwikkelingen tot bloei te laten komen. Er komen vooral nieuwe mensen maar ook ‘oude rotten’ in het vak met frisse ideeën. Ook plan ik regelmatig een koffie-uur in. Mensen kunnen zo binnenlopen. Ik zorg voor de koekjes, mensen nemen zelf hun koffie mee. En ga zeker ook het eerste jaar zelf meewerken. Niet alleen leerzaam maar ook super leuk!