De Alliantie en Oosterpoort delen ervaringen ketensamenwerking

Verbeteren van processen gaat (steeds vaker) over de grenzen van organisaties heen. Dat levert winst op  voor bouwers en corporaties. Onze ervaringen in de wereld van woningcorporaties vormden aanleiding tot een boeiend gesprek dit najaar over ketensamenwerking, met De Alliantie en Oosterpoort. Zij besloten hun kennis en ervaring te delen tijdens een bijeenkomst met collega corporaties en ketenpartners-aannemers. Het werd een open en eerlijk gesprek.

Gespreksleider Frank Engelbart, partner bij organisatieadviesbureau Rijnconsult en al 20 jaar begeleider van ketensamenwerking, vatte de essentie van het gesprek samen: "Ketensamenwerking is de toekomst voor woningcorporaties en bouwers, maar niet vanzelf de oplossing voor al uw problemen. Besef de stevige investering aan de voorkant, en dat ketensamenwerking vooral mensenwerk is". Voor we tot deze samenvatting kwamen, bracht De Alliantie haar ervaring in (deel 1 in dit verslag) en vervolgens Oosterpoort (deel 2). Tot slot vragen we ons af of ketensamenwerking voor iedere corporatie een oplossing kan zijn – Woody Maijer, lector ketensamenwerking, geeft antwoord (deel 3).

Deel 1: de ervaringen van De Alliantie met de Sequent-aanpak

Bij De Alliantie is het streven de huurder zoveel mogelijk zelf te laten doen. Via app of website kan de huurder zelf onderhoud regelen of een woningruil realiseren. Daarbij geldt dat woningen betaalbaar, beschikbaar en bewoonbaar zijn. Ketensamenwerking is voor Koos Koolstra, directeur Regio Amersfoort en Vastgoedonderhoud van de Alliantie, het extra middel voor partners die een rol willen spelen voor betaalbaar, beschikbaar, bewoonbaar wonen. Daarmee wordt het totaal ook beheersbaar.

De Alliantie wil met ketensamenwerking ‘samen alle vier B’s bedienen’ en heeft daarvoor onder de naam Sequent ketens opgezet voor Energetisch verbeteren, Gevelonderhoud en Mutatie & Reparatie-onderhoud. Corporaties hebben vaak lange relaties met hun klanten, maar niet met hun onderhoudsbedrijven. Dat zou wel kunnen en dat zou ook veel kunnen opleveren. Dus is De Alliantie ketensamenwerking aangegaan met meerdere partijen.

Strategisch partner van de Alliantie: Rutges Vernieuwt & Nijhuis
Eén van die partijen is Rutges Vernieuwt. Algemeen directeur Dennis Rutges merkt de voordelen van de samenwerking en ook de uitdagingen. Hoe zorg je dat je onafhankelijk blijft binnen een ketensamenwerking en hoe zorg je voor continuïteit en gekwalificeerd personeel. Corporaties willen risico’s afkopen door garanties te stellen, maar ketensamenwerking vraagt om risico’s aan de voorkant samen goed te managen. De bouw krijgt meer verantwoordelijkheid door ketensamenwerking, dus is risicomanagement voor aannemers van groot belang.

Opbrengsten: sneller en beter
De ketensamenwerking E-Sequent tussen De Alliantie en Rutges Vernieuwt & Nijhuis Bouw loopt nu een paar jaar en je ziet verbetering op processen, aan- en aflooptijden en doorlooptijd. Het wordt nu tijd om winst te gaan pakken op productinnovatie. Vanuit de corporatie is het nog lastig om uit te leggen hoe goed het gaat in de keten. De winst zit nu met name in de verkleining van de backoffice. Er is inmiddels een eerste evaluatie uitgevoerd op vier onderdelen. Er is gekeken naar doorlooptijd en kwaliteit. Er is een leveranciersbeoordeling en bewonerstevredenheid uitgevoerd. En er is een check op contracten, samenwerkingsafspraken, uitgevoerd. Deze evaluatie geeft aan dat we op de goede weg zijn. En voor de toekomst vraagt het van de hele keten het gesprek en het delen van feiten met klanten, politiek en stakeholders om te laten zien wat de samenwerking opbrengt. Aldus Nicole van Wijk, manager Inkoop, Kennis & Programma van de Alliantie en vanaf de start betrokken bij Sequent.

Deel 2: de ervaring van woningcorporatie Oosterpoort met verbeteren in de keten

Bij Oosterpoort is gekozen voor een samenwerking met 3 strategische partners (Dura Vermeer Zuid, Hurks uit Eindhoven, KlokGroep uit Nijmegen) en 10 ketenpartners. Voor de samenwerking geldt ‘wij zijn niet gelijk, maar wel gelijkwaardig’. Aanleiding voor deze ketensamenwerking is de gevoelde financiële druk om goede, betaalbare woningen te leveren. Dit betekent de kosten omlaag en de inkomsten zoveel mogelijk besteden aan de huurders. Doelstelling van Oosterpoort is om geleidelijk te verbeteren om zo in 2017 20% kostenbesparing gerealiseerd te hebben op alle onderdelen van vastgoed aanpak en een 8 te krijgen voor klanttevredenheid.

Nu na vier jaar zijn de effecten al goed te merken. De samenwerking brengt een efficiënte manier van werken met zich mee. Dat geeft overigens eerst onrust omdat blijkt dat je met minder personeel afkan en je dus afscheid moet gaan nemen van medewerkers. Daarna brengt het een positieve sfeer omdat de andere efficiënte manier van werken als heel plezierig wordt ervaren. En als laatste dwingt ketensamenwerking tot vernieuwing omdat de partners elkaar de ‘waarom’ vragen blijven stellen.

Voor de toekomst ziet Eugène Janssen, directeur-bestuurder van Oosterpoort, een corporatie die gaat voor kwaliteit en goed en betaalbaar bezit. In de ketensamenwerking zal het gaan om het leveren van toegevoegde waarde. Laat iedere partner doen waar die goed in is, en soms is dat niet de corporatie maar een strategische ketenpartner.

Strategisch partnerschap houdt je scherp

Ton vd Klok van Klokgroep en strategische partner van Oosterpoort ervaart ook de voordelen van de ketensamenwerking. Het levert continuïteit en maakt je minder afhankelijk van de aanbestedingsmarkt. Gelijkwaardige samenwerking houdt je scherp en zorgt voor innovatie, klantgericht en duurzaam werken. Maar het levert ook verdeeldheid op in je organisatie, want sommige medewerkers zijn intensief aan het samenwerken en andere zitten nog in het klassieke aanbestedingsmodel. Je kunt als directie open en transparant de samenwerking aangaan, je organisatie moet daar wel in meegaan. Het kost de eerste jaren heel wat energie om de sceptici in je organisatie mee te krijgen. Klokgroep is nu op het punt dat het delen van de kleine successen zijn vruchten afwerpt en enthousiasme brengt voor de ketensamenwerking.

Het toekomstbeeld van Ton van de Klok is de invoering van ketensamenwerking als organisatiemodel in de eigen organisatie. Werken met transparante kostprijsberekeningen en het benutten van elkaars kwaliteiten. De grootste opbrengst van de samenwerking tussen Oosterpoort en Klok tot nu toe is dat het proces is vereenvoudigd en daarmee kan er sneller en dus goedkoper gewerkt worden.

Deel 3: Iedereen aan de keten? Toekomstperspectief ketensamenwerking: waarde creëren

Het inzicht in de ketensamenwerking van Oosterpoort en de Alliantie levert kennis op, maar natuurlijk ook vragen. Het maakt helder dat gelijkwaardigheid essentieel is. Dat het tijd en energie kost om een hele organisatie mee te krijgen in die gelijkwaardige samenwerking. En het levert tijdwinst en dus geld op door het stroomlijnen van processen. En het houdt de partijen scherp wanneer altijd de ‘waarom’- vraag aan elkaar wordt gesteld. Ketensamenwerking kent ook zijn uitdagingen.

Hoe zorg je voor de benodigde onafhankelijkheid en hoe zorg je voor overdracht van kennis en ervaring? Is eigenaarschap –het ‘mijn en dijn’- geregeld? Woody Maijers, lector Ketensamenwerking bij InHolland heeft al 25 jaar ervaring in ketensamenwerking binnen de agrifood en geeft ons zijn beeld op ketensamenwerking. Hij ziet veel parallellen tussen de sectoren.

Iedereen aan de keten gaat niet. Een inkoper wil niet gebonden zijn aan één partij en organiseert concurrentie. Daarbij kijkt de politiek ook mee en dat is een dilemma dat gemanaged moet worden. Ketensamenwerking is geen hype. Er zijn voorlopers die het voordeel van netwerken inzien en steeds meer in ketens gaan denken. De non-believers gaan zich er steeds meer buiten plaatsen want de ketensamenwerking krijgt steeds meer vorm.

Als perspectief naar de toekomst stelt hij de beweging naar waarde centraal. Ketensamenwerking levert nu nog kostenreductie op, maar zal verschuiven naar waarde. Waar het nu nog gericht is op optimalisatie van de eigen processen, kan de tijdwinst straks ingezet worden op innovatie zoals nieuwe services en diensten.

Ketensamenwerking betekent ook verschuiving in leiderschap. Van leidinggeven aan een handelsgerichte organisatie naar een organisatie met nieuwe diensten en producten. En nu zie je een verschuiving waarbij organisaties veel meer vanuit de vraag van de klant en vanuit de maatschappij opereren. Dit geldt ook voor woningcorporaties die verschuiven van handel naar nieuwe diensten, naar het steeds meer verbinding leggen met de bewoners. Daar hoort een ander soort leiderschap bij.

De Alliantie is een woningcorporatie met woningen in het noorden van de Randstad. Met bijna 60.000 woningen is de Alliantie een van de grootste woningcorporaties in Nederland. We zorgen voor betaalbare en goede woonruimte, in vitale wijken.

Oosterpoort is een ambitieuze corporatie die zich actief inzet voor 5.000 huishoudens in de gemeenten Groesbeek en Heumen. Wij maken samen met partners betaalbaar en aangenaam wonen mogelijk voor iedereen in de regio die hier niet zelf voor kan zorgen. Wonen gaat verder dan de woning. Daarom zorgen wij ook voor vitale kernen en een fijne leefomgeving

Organisatieadviesbureau Rijnconsult helpt organisaties succesvol veranderen. Wij hebben veel kennis en ervaring op het gebied van Lean, Leiderschap en Ketens&Netwerken.

Sequent van de Alliantie is powered by Rijnconsult.

MR-Sequent ondertekening
Van links naar rechts: Van Wijk, Coen Hagedoorn, F.W. Onrust, Dura Vermeer Van Ieperen, de Alliantie, Etro, Aalberts, Logchies, Intersell en Goois Bouwbedrijf.