Context SSC vraagt om andere mindset en competenties middenkader
Veel gemeenten richten Shared Service Centres op, of zijn druk doende deze te verbeteren. De aanpak voor de oprichting is het probleem niet. Via de VNG en www.sharedservicesbijdeoverheid.nl is voldoende materiaal te vinden. Adviesbureaus schrijven zich er suf over. Wij doen daar graag aan mee. Deze keer vanuit het perspectief van het middenkader.
Als inleiding luisteren we mee met de realiteit van de werkvloer:
V: 'Hoe ging je overleg met de regiehouders?'
A: 'Pfff, heb je effe? De één kwam weer niet opdagen, die ander wil alleen maar gerapporteerd hebben over productiecijfers – die ik nog niet heb - en verwacht dat ik de problemen die ik meegekregen heb, morgen opgelost heb, en die derde zegt steeds dat ze geen besluiten kan nemen en eerst intern moet afstemmen. Ik word er gek van.'
V: 'Hmmm, kan ik mij voorstellen. Heb je wel overeenstemming over je dienstverleningsovereenkomst voor volgend jaar?'
A: 'Daar zijn we niet eens aan toegekomen. Ik heb m’n handen vol aan het bij elkaar brengen van die drie teams in mijn afdeling. Ze willen graag, maar doen het allemaal anders en zitten elkaar te overtuigen van hun eigen processen. Hoe moet ik dat allemaal voor elkaar krijgen, als ik ook nog eens moet bezuinigen van jou?!'
V: 'Van mij? Je had het zelf mee uitgerekend….'
A: 'Laat maar…. Mag ik die leanadviseur nog inhuren, of is daar ook al geen geld voor?'
Deze fictieve conversatie is wat ingedikt en licht gedramatiseerd, maar regelmatig de praktijk bij de eerste levensfase van een SSC. De emotionele lading van dergelijke gesprekken is mede afhankelijk van de mate waarin men in staat is de specifieke opgaven tot een goed einde te brengen. Maar waarom is dat lastig?
Het echelon middenmanagers wordt bemenst met de voormalige hoofden van de deelnemende organisaties. De managementopgaven in het SSC zijn volstrekt anders dan zij gewend waren: managen op kpi’s, dealen met 'regiehouders' die zich als klant opstellen, (nog meer) bezuinigen, grotere, samengestelde afdelingen waarvan systemen en processen lean ingericht moeten worden en echt managen in plaats van meewerken. Gevolg hiervan is flink verloop, klagende directeuren over de kwaliteit van het management en een kwakkelend (begin van een) SSC.
Dus wat is er nodig? Naar mijn mening: scherpte bij de selectie, een meerjarig budget voor organisatieontwikkeling, lees: management development, harmonisatie en optimalisatie en competentieontwikkeling. En laten we elkaar niet voor de gek houden, een frictiebudget is ook geen overbodige luxe.
Specialisten
