Teamontwikkeling binnen Flora Holland

De vraag van opdrachtgever Flora Holland aan ons was: begeleid onze afdeling (50 mensen in 4 teams) in verdere professionalisering en samenwerking binnen en tussen de teams. Zoals we bij veel bedrijven zien werken teams hard voor hun eigen klanten binnen het concern, maar is er weinig samenhang tussen de teams. Dat is silo-vorming waarbij de silo’s alleen bovenlangs met elkaar contact hebben via het MT-overleg (het managementteam wordt hier gevormd door 4 teamleiders en de directeur). 

Wat in deze opdracht een rol speelde was de onderlinge hierarchie tussen de teams. Elk team zit in een verschillende loonschaal wat een andere status oplevert. In de intakefase sprak een manager uit dat ze zich het afvoerputje van de afdeling voelde. Dat helpt natuurlijk niet mee om je een afdeling te voelen en optimaal als teams met elkaar samen te kunnen werken. 

Om deze issues te tackelen hebben we het volgende programma samen met de opdrachtgever ontwikkeld:

Bij teamontwikkeling maken we vaak gebruik van het CORPI-model van Plovnick & Fry.

CORPI staat voor Context, Onze doelen, Rollen/ Taken, Procedures en Interactie. Wij redeneren altijd van Context van het team naar Onze doelen en dan naar beneden. De logica die daar achter zit is dat elke afdeling in een organisatiecontext zit die mede bepaald wat de opdracht van deze afdeling is. Ook het speelveld wordt door de organisatiecontext bepaald.

Als de context is vastgesteld kun je als afdeling je doelen bepalen in overleg met de (interne) klanten die je bedient. Om die doelen te realiseren moet je de taken verdelen over de mensen binnen de afdeling. Vroeger ging dat op functie, tegenwoordig steeds vaker met rollen. Taken die niet toebedeeld zijn aan iemand blijven over het algemeen liggen. We noemen dat het Bystander effect. Vergelijk het met ‘het kindje in de gracht met 100 omstanders’. Niemand voelt zich geroepen om erin te springen en dat kind te redden. Hier is veel psychologisch onderzoek naar gedaan. Mocht het u zelf overkomen in een dronken bui, weet dan dat het enige dat helpt is, uw eigen redder aanwijzen: jij daar met die rode sjaal kom me redden! 

Na het verdelen van rollen is het tijd om het over de procedures te hebben. Hoe nemen we bijvoorbeeld besluiten binnen deze afdeling of ons eigen team? Ook meer inhoudelijke procedures moeten hier afgestemd worden. Zeker na fusie van teams in nieuwe afdelingen speelt dit een grote rol in de verminderde effectiviteit van teams. De laatste stap is de onderlinge interactie. Als teams ons om hulp vragen, verwachten ze vaak dat we met deze laag starten. We hebben ervaren dat je er dan niet uitkomt omdat vaak op hogere niveaus in de driehoek nog onduidelijkheid zit. Als je geen heldere doelen hebt dan is een verstoorde relatie op interactieniveau niet vreemd. Daarom lopen we altijd de CORPI piramide langs in deze volgorde. Als alles helder is en de interactie loopt nog steeds niet lekker, dan werken we daar aan met behulp van DISC-profielen, empatisch luisteren naar elkaar, feedback, cruciale gesprekken, complimenten geven en andere instrumenten. 

Terug naar Flora Holland

Na een gezamenlijke dag met alle medewerkers waar ze journaalitems hebben gemaakt over elkaars team en er kritische vragen aan het MT werden gesteld, zijn we verder gegaan met de individuele teams. Elk team heeft zijn eigen dynamiek en per team hebben we CORPI in kaart gebracht en gezocht op welk niveau er nog werk te doen was. Bij de MT-sessie werd duidelijk dat er geen gezamenlijke thermometer is om te meten of deze afdeling het goed doet en de doelen gaat realiseren. Door dit te ontwikkelen als MT ontstond er overzicht en inzicht in elkaars werk waardoor de silo’s meer verbonden werden. Door de businessprojects die in een mix van teamleden zijn uitgevoerd werden de silo’s ook op andere niveaus met elkaar verbonden. Het gaf veel plezier om in nieuwe combinaties samen te werken aan bedrijfsdoelen. Na drie kwartalen samen ontwikkelen stond er een afdeling met vier teams die beter met elkaar samenwerken en een managementteam dat heldere doelen heeft en die samen met de teams realiseert!