Niet elk probleem vraagt om (dezelfde) samenwerking!

In de praktijk zien we vaak dat problemen te snel als 'wicked problems' worden bestempeld. Organisaties blijven hierdoor hangen op in discussiegroepen en visievorming en abstracte analyses, waardoor de kluwen wol niet wordt ontwaard maar eigenlijk steeds vaster komt te zitten. Zonde van kostbare tijd en inspanning zou je zeggen! Goed weten met welk type vraagstuk je te maken is dan ook wellicht een eerste goede stap om te zetten. Het kan dan zomaar blijken dat gewoon aan de slag gaan een goede aanpak is– pak maar eens één touwtje en begin eraan op verstandige wijze te trekken om te zien wat er gebeurt en wat de volgende stap zou moeten zijn.

Het omgaan met verschillende typen problemen hebben naar mijn idee baat bij verschillende vormen van samenwerking. “Waarom samenwerking” vraag je je wellicht af. Om het simpele feit dat samenwerken in veel gevallen daar waar problemen aan bepaalde kenmerken voldoen zoals ik hieronder zal toelichting naar mijn idee dé oplossing is om het op te kunnen lossen. Om betekenis te geven aan de problemen en daarmee effectief te aan het werk te gaan, is het Cynefin-model van David Snowden een handig hulpmiddel. Dit model helpt ons te begrijpen/duiden dat problemen kunnen worden ingedeeld in vier domeinen: eenvoudig, gecompliceerd, complex en chaotisch. Elk domein vraagt om een andere aanpak en daarmee een specifieke vorm van samenwerking.

Deze typologie van “problemen” is later ook onderbouwd door Robertus Hoppe in zijn onderzoek ‘The Governance of Problems: Puzzling, Powering and Participation’. Laten we de verschillende typen problemen en samenwerking van Hoppe en Snowden eens bekijken:

1. Ongestructureerde problemen – Complex Domein

Kenmerken: Onzekerheid en complexiteit, zoals het toegankelijk houden van de zorg.

Deze problemen vallen in het complexe domein van het Cynefin-model. Hier is er geen duidelijke oorzaak-gevolgrelatie, en de oplossing wordt pas zichtbaar door te experimenteren en leren. Het is cruciaal om te werken met agenda zettende politieke netwerken of in verdeelde samenwerkingen waar diverse perspectieven samenkomen. Het is hierbij erg belangrijk dat de holistische manier van kijken voldoende aandacht krijgt. De samenwerking draait als het ware om co-creatie en het samen ontdekken van nieuwe mogelijkheden door gezamenlijk te leren en manieren van werken bij te stellen daar waar dat nodig is.

Samenwerkingsvorm: Inspireren, activeren en leren zijn hier de sleutel. Het gaat om het stimuleren van creativiteit en het verkennen van mogelijke oplossingen zonder te weten waar het proces precies zal eindigen.

2. Matig gestructureerde problemen met ontbrekende middelen – Chaotisch Domein

Kenmerken: Onverwachte crisis of situatie zonder duidelijke oorzaak-gevolgrelatie neem een acute piek op de IC’s in een bepaalde regio als gevolg van een uitbraak.

Deze problemen bevinden zich in het chaotische domein van het Cynefin-model. Hier is sprake van een situatie waarin orde verstoord is geraakt en directe actie noodzakelijk is om de situatie onder controle te krijgen. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij een crisis, waarin de normale regels en structuren tijdelijk niet werkt. Onmiddellijke interventies zijn dan nodig zijn verdere escalatie te voorkomen. Vaak is er een gevoel van urgentie, en de eerste stap is om zo snel mogelijk stabiliteit te creëren voordat er op een systematischere wijze een oplossingen kan worden gezocht.

Samenwerkingsvorm: In het chaotische domein is actie de eerste prioriteit. Snel handelen en ingrijpen om de situatie te stabiliseren, is belangrijk. Samenwerking in crisisteams (samenwerkingsvorm) en het nemen van beslissingen onder druk zijn hier essentieel. De initiële reactie is vaak top-down en directief van aard.

3. Matig gestructureerde problemen met onduidelijke doelen – Gecompliceerd Domein

Kenmerken: Onzekere doelen of normen, waarbij expertise vereist is. Bijvoorbeeld het implementeren van een preventie aanpak uit het GALA.

In het gecompliceerde domein zijn oorzaak-gevolgrelaties wel aanwezig, maar niet altijd voor iedereen duidelijk of zijn de gevolgen pas zichtbaar op lange termijn. Bij dit soort problemen zijn de middelen vaak beschikbaar, maar is er gespecialiseerde kennis nodig om te begrijpen wat er precies moet gebeuren. Dit kunnen bijvoorbeeld technische problemen zijn of situaties waarin duidelijke expertise vereist is om tot de beste oplossing te komen. Tegelijk is er nog niet één beste oplossing en zijn meerdere oplossingen mogelijk. Experts spelen hier een centrale rol, aangezien zij kunnen analyseren welke benadering het meest geschikt is.

Samenwerkingsvorm: Het inzetten van gespecialiseerde kennisnetwerken is cruciaal. Er is een duidelijke behoefte aan expertise om te bepalen welke aanpak het beste werkt. Samenwerking met deskundigen, of in besloten netwerken, helpt om kennis en middelen effectief in te zetten voor probleemoplossing. Het gaat om het toepassen van 'good practices' op basis van gedegen analyse.

4. Gestructureerde problemen – Eenvoudig Domein

Kenmerken: Goed gedefinieerde problemen met duidelijke doelen en beschikbare middelen.

Deze vallen in het eenvoudige domein van het Cynefin-model. Hier is er een duidelijke oorzaak-gevolgrelatie, en de oplossing is vaak bekend. Bij dit soort problemen moet de nadruk liggen op de uitvoer: implementeren en doen. Het is dan zonde om hier eindeloze discussies over te voeren. De oplossing is duidelijk, een kwestie van doen dus! 

Samenwerkingsvorm: Werk met uitvoeringsorganisaties en focus op de implementatie. Het gaat om het toepassen van 'best practices' en het snel omzetten van plannen naar daden. Soms is samenwerking in dit domein niet eens nodig maar kan de uitvoering bij één organisatie liggen. 

Het gevaar van wanorde

Snowden beschrijft ook een vijfde domein, wellicht het meest gerelateerd aan de veel gebruikte term “Wicked Problem”: wanorde. Dit is de situatie waarin je nog niet weet in welk domein een probleem valt. Organisaties die te lang blijven hangen in discussiegroepen of visievorming zonder in actie te komen, bevinden zich vaak in deze fase van wanorde. Hier is het belangrijk om snel te bepalen met welk soort probleem je te maken hebt en de juiste strategie te kiezen.

Stop met overal een praatgroep van te maken!

Zoals Hoppe en Snowden met hun studies laten zien, zijn problemen geen eenheidsworst, en vraagt het oplossen van een probleem een aanpak die past. Soms zou een actiegerichte aanpak de boventoon moeten voeren, soms meer een visiegerichte aanpak en uiteraard ook is een combinatie van die twee ook een manier die kan passen. Het probleem en de aanpak bepalen het type samenwerking zou ik zeggen. Of het nu gaat om leren door experimenteren, het raadplegen van experts, het verduidelijken van doelen of het simpelweg uitvoeren van een plan – het kiezen van de juiste vorm van samenwerking is essentieel om vooruitgang te boeken.

Herken je dat de aanpak binnen je samenwerking niet zo effectief is als je had gehoopt? Sta je op het punt een probleem aan te pakken en is het bovenstaande voor jou herkenbaar? Neem dan gerust contact met me op, dan kijken we samen naar de volgende stap.

Maak een afspraak voor een online kennismaking 

Mail ons je vraagstuk om over dit onderwerp te sparren