Lareb – Naar een nieuw organisatieontwerp

Waar meld je een bijwerking van een medicijn? Wie levert de inhoud van de bijsluiter in de medicijndoosjes ? Misschien wist je het al, want de naamsbekendheid van Lareb is de afgelopen jaren flink toegenomen.

Lareb Bijwerkingencentrum is het meld- en kenniscentrum voor bijwerkingen van medicijnen. De organisatie is tijdens de Covid Pandemie gegroeid van 30 naar 120 medewerkers. Tijdens deze periode was er een flinke toename in meldingen waarbij snel opgeschaald moest worden, met als gevolg dat een groot aantal van de deelnemers flexibel in dienst zijn. Agnes Kant, directeur van Lareb sinds 2013 geeft zelf over deze periode aan: “Daar (red: de corona periode) zijn we hier met z’n allen nog steeds van aan het bijkomen, het heeft bij ons van alles behoorlijk op de kop gezet.” ( Farma magazine mei 2023 ). Bij aanvang van het project telde de organisatie 85 medewerkers. De huidige organisatievorm en structuur past niet bij de uitdagingen die de corona periode, maar ook de nabije toekomst, met zich meebrengen. Lareb heeft Rijnconsult gevraagd om in co-creatie met de organisatie te komen tot een nieuw organisatieontwerp welke in kan spelen op het flexibel op-en-afschalen van de organisatie, waar Rijnconsult de nodige organisatiekundige kennis inbrengt.

De vraag

Help ons bij het ontwerpen van een nieuwe organisatie opdat de kerntaken van Lareb zo goed mogelijk kunnen worden uitgevoerd.

De aanpak

Door middel van interviews en studie van documenten, maakten we een overzicht van de huidige situatie van Lareb; hoe kijkt men aan tegen de interne samenwerking, zijn de doelstellingen helder, wat zijn de knelpunten in de processen, de rol van de medewerkers binnen de organisatie en het samenspel met de directie. De opbrengsten zijn gedeeld en in de volgende workshop weer ingebracht. Dit leverde een gedeeld beeld op waar Lareb stond en wat de gewenste situatie en bijpassende cultuur zou moeten worden. Daarnaast werd het primaire proces van Lareb steeds helderder.

We werkten in co-creatie met de medewerkers van Lareb, dat betekent dat we de samen aan de slag gingen om invulling te geven aan de vraagstelling.

Daarna maakten we een eerste stap in ordening binnen Lareb, we oefenden met verschillende organisatiemodellen en besturing. En, omdat de cultuurkenmerken een belangrijke voorwaarde waren voor verandering is de HR rol en functie eruit gelicht: wat kan hierin verbeterd worden?

We zijn van de harde en hardnekkige kant, het werkend krijgen van processen en organisatiestructuur gaat hand in hand met samenwerking en het gedrag van mensen en teams.

We zijn aan de slag gegaan met ontwerp en inrichtingsprincipes, hebben inspiratie opgedaan met verschillende organisatiemodellen. De besturingsopgave voor de komende jaren kreeg steeds meer inhoud: mooie input voor het Lareb van de toekomst.

We zijn van learning on the job, dat betekent dat we niet alleen daar waar nodig een deskundige rol innemen, maar vooral ook reflecteren en kritisch meekijken naar hoe het gaat en wat de volgende ontwikkelstap kan zijn.

Het transitietraject

Vervolgens hebben we het organisatie- ontwerp nader bekeken en een eerste vertaling gemaakt naar de Lareb professional en wat er nodig is voor de transitie. In een kerstbijeenkomst kwam alles samen en zijn alle medewerkers met Dialoogmappen meegenomen in het nieuwe organisatie- ontwerp. In subgroepen is het gesprek gevoerd over de benodigde cultuurkenmerken en de Lareb professional.

Wat wij kunnen, kunnen jullie leren, dat betekent dat we onze kennis en ervaring echt willen overdragen om er voor te zorgen dat jullie verder komen. 

In een transitietraject het jaar erop zijn er assessments opgestart voor het te vormen Managementteam, met een viertal teamhoofden. Zijn de vier teams ingedeeld en de dwarsverbanden (die een team-overstijgende belangrijk rol spelen in het nieuw organisatie-ontwerp) gedefinieerd en in proces gezet. In dit transitiejaar boden wij begeleiding op verschillende momenten in het proces, en waren sparringspartner van de adjunct directeur.

De reactie van Linda Härmark, adjunctdirecteur en Agnes Kant, directeur van Lareb op dit traject:

Wat is de meerwaarde van Rijnconsult voor jullie?

‘De kennis van organisatiekunde, goed invoelen wat belangrijk is; de stretch zoeken van bepaalde zaken, en ons dit zelf laten doen’

Hoe hebben jullie de samenwerking ervaren?

‘Zeer prettig, laagdrempelig; organische manier van samenwerken en loslaten; De hoofdelementen zijn doordacht en onderbouwd; goede begeleiding in het proces met de medewerkers’.